Interface et ergonomie

CollectiveAccess rassemble une base de données relationnelle permettant de puissantes options de navigation et de recherche, et des interfaces web pour sa gestion et pour sa publication.  Providence peut être utilisée pour cataloguer quasiment tout et n'importe quoi. Il n'y a pas de champs codés en dur et tous les champs sont personnalisables via un profil basé sur du XML, ou via l'interface utilisateur. Le projet CollectiveAccess dispose d'une large palette de structures répliquant des standards de métadonnées : DublinCore, SPECTRUM, Joconde, EAD... vous pouvez vous servir de ces structures telles quelles, les modifier, ou créer une structure spécifique à votre projet.

Interface de gestion

L'interface Providence (du nom d'une ville du Rhode Island) sert à la création, modification et gestion des enregistrements au sein de CollectiveAccess. C'est l'interface centrale de CollectiveAccess.

• Création de 14 types d'enregistrements, dont objets, lots, entités, lieux, stockage...
• 4 recherches différentes : recherche rapide dans toute la base, recherche simple (ex : seulement dans les objets), recherche avancée (grille de recherche personnalisable), navigation par facettes
• Gestion et contrôle des accès (4 couches différentes de droits)
• Ensembles et traitements par lots
• Interfaces de saisie personnalisables, plusieurs interfaces possibles pour un même type d'enregistrement (ex : saisie simple d'objet, saisie avancée)
• Ajout complet et personnalisation des métadonnées
• Tableau de bord et outils personnels liés au profil de la personne identifiée
• Réalisation de tableaux et de statistiques (diagrammes, histogrammes... ) adaptables à vos besoins. Export excel possible.
• Import de nombreux types de fichiers de données à partir de grilles de correspondance (sous forme de fichier Excel, pas de programmation PHP ou MySQL requise)
• Import de médias en lots (correspondance par exemple entre le numéro d'inventaire et une partie du nom du fichier)
• Gestion des procédures réglementaires des musées de France (validation du Service des Musées de France, Ministère de la Culture,  pour l’inventaire et le récolement décennal des collections)
• Export personnalisable à partir de grille de correspondance (sous forme de fichier Excel, pas de programmation PHP ou MySQL requise)
• Nombreuses actions réalisables depuis un résultat de recherche : traitements par lots ; visionnage sous forme de planche contact, de tableaux ; possibilité de modification à la volée dans un affichage type tableur (similaire à Google Docs) ; export PDF, XLSX avec vignettes, word, PDF, ... ; réalisation d'étiquettes, de planches contacts ou de cartels ; export en zip des médias liés dans un niveau de qualité au choix (HD ou original pour préparer une publication ; 500px pour transmettre un aperçu d'objets à un contact)
• Visualisation de résultats de recherche sous forme de listes, de tableaux, de planches contact mais aussi sur une carte, une frise chronologique (ex: événements), un calendrier mensuel ou hebdomadaire (ex : accrochages/décrochages)
• Gestion des participations sur la base publique (modération des commentaires et évaluation si ces fonctions sont activées)
• Différents plugins permettent d'étendre les fonctionnalités de CollectiveAccess (génération automatique de numéro d'enregistrement ou de libellé en fonction du contenu de différents champs, import en automatique de photos envoyées en pièces-jointes vers une adresse email réservée
• Historique des dernières modifications de l'utilisateur accessible à tout moment
• Toutes les interventions dans la base sont historisées (quelle modification, quelle nouvelle valeur, par qui et à quel moment, quelle recherche faite, pour quels résultats...)

En quelques images

Exemple d'écran de saisie

Ajout rapide d'une personne depuis la saisie des objets

Visionneuse HD des objets

Interface de publication

Il s'agit de l'interface publique de présentation des collections. Elle a vocation à être déployée sur internet ou sur un intranet. Elle a pour nom propre Pawtucket (du nom d'une ville du Rhode Island). On peut déployer plusieurs instances de Pawtucket liées à une même base.

• intégration graphique poussée selon vos objectifs (utilisant des CSS et développée avec une structure isolant le thème d'affichage de la mécanique de CollectiveAccess)
• écran d'accueil avec diaporama et liens rapides de navigation
• recherche simple et avancée, filtrable à tout moment en utilisant des facettes.
• parcours de la base par facettes (exploration par filtrages successifs des enregistrements, ex : Mobilier > France > XVe S. > Marquèterie)
• la navigation peut être centrée sur les objets mais aussi sur les entités (base biographique) ou les lieux...
• visionneuse média HD pour les photos; vidéo et audio sont disponibles en streaming (pas besoin de les télécharger pour les lire dans le navigateur); visionneuse multipage avancée pour les documents longs (lettres manuscrites...); visionneuse PDF intégrée
• fonctionnalités Web 2.0 : commentaires et annotations des visiteurs, création de sélections personnelles multiples avec partage de diaporamas par email ou sur les réseaux sociaux
• possibilité d'ouvrir un ou plusieurs formulaires de contribution pour permettre au grand public de participer à l'accroissement de la base
• affichage adapté sur tablettes et mobiles

Ecran d'accueil

Navigation par facettes (à droite)

Exemple d'intégration graphique : cartographie et chronologie en page d'accueil

Derniers développements

Nous listons ici quelques récents développements réalisés par idéesculture autour de CollectiveAccess :

• Visualisation d'objets en 3D sans plugin
• Interface sur tablette permettant la modification d'objet et le récolement même en l'absence de signal wifi

Visionneuse 3D

Fonctionnalités détaillées

Après avoir rassemblé assez rapidement les points principaux de l'ergonomie de CollectiveAccess, et pour vous permettre de prendre en compte les capacités de CollectiveAccess et de ses interfaces pour votre projet, voici une liste des fonctionnalités.

Saisie et catalogage

• 14 types d'enregistrements : objets, lots d'objets, collections, entités (personnes physiques, collectivités, mouvements et civilisations), lieux, emplacements de stockage, représentations (médias et pièces jointes), événements liés aux objets (traitements et états, conservation, restauration...), événements liés aux lots d'objets, occurrences (procédures internes, suivi d'assurance...), prêts, mouvements, ensembles (sélection et regroupement par "panier"), thésaurus et vocabulaires
• Modifications par lots, permet d'appliquer des changements à des ensembles entiers d'enregistrements
• La fonctionnalité d'ajout rapide permet de créer et lier des enregistrements sans quitter l'éditeur de l'enregistrement courant. Par exemple, une personne physique (auteur, artiste...) peut être créée et liée à un objet pendant l'édition de celui-ci
• Possibilité de changer le type d'un enregistrement après sa création (par ex: changer une étagère en tiroir)
• Modification directe des résultats d'une recherche/exploration à l'aide d'une interface similaire à un tableur
• Traitement des dates: reconnaissance de nombreux formats de date (- 45 Ma, XIXe S., 1910s, vers 1912, circa juin 1927, 12 juin 2006, 1920-1927, etc.)
• Lors de la suppression d'un enregistrement, possibilité de transférer toutes ses relations vers un autre enregistrement (ex : transférer les relations de Ch. Baudelaire vers Baudelaire, Charles-Pierre)
• Tri des relations à l'affichage, possibilité de les réordonner librement (ordre des auteurs pour un livre par exemple)
• Possibilité d'enrichissement des relations par tout ajout de métadonnées en configurant un écran intermédiaire (ex : entre un objet et un artiste, pour saisir la date de réalisation, le lieu de réalisation, un texte libre, etc. ; entre deux personnes, pour spécifier le lien de parenté)

En images

Liste des ensembles

Formulaire pour la modification par lots d'un ensemble d'objets

Tableur de modification des résultats d'une recherche

Recherche

• Possibilité de faire une recherche sur toute la base depuis un champ de texte
• Pour un type d'enregistrement donné, possibilité de faire une recherche simple en entrant du texte dans un champ de recherche, ou une recherche avancée en spécifiant les valeurs de champs spécifiques. Les formulaires de recherche avancée sont facilement configurables et modifiables depuis une interface de gestion.
• Les résultats d'une recherche peuvent être placés dans un ensemble affichable dans Pawtucket, l'interface de publication, à la manière d'une exposition virtuelle.
• Possibilité de chercher des valeurs vides
• Possibilité de parcourir l'ensemble des enregistrements à l'aide d'une navigation à facettes, c'est-à-dire en choisissant un ou plusieurs critères pour filtrer la collection de données.
• Possibilité de créer des ensembles depuis les résultats d'une recherche/exploration, pour effectuer des modifications par lots
• Possibilité de limiter une recherche à un type de relation spécifique, et d'indexer les relations vers son propre type (par exemple, les relations liant un objet à un autre objet)
• Possibilité de faire une recherche filtrée par date de création ou de modification (par exemple, de rechercher toutes les personnes physiques créées à une date donnée)
• Correction orthographique

En images

Ecran de recherche avancée

Gestion des médias

• Médias catalogués comme des objets, avec des interfaces pour parcourir l'ensemble des médias enregistrés dans la base ou pour faire une recherche spécifique.
• Visionneuse de médias plein écran, avec outil de rotation intégré et zoom, html5 (pas besoin d'un plugin Flash)
• Possibilité de positionner un centre pour les images dont l'objet n'est pas centré et option de reconnaissance faciale (permet d'éviter les têtes coupées pour une vignette carrée)
• Possibilité d'annoter les médias: image, mais aussi audio et vidéo, avec une liste interactive d'annotations
• Interface de visionnage de documents très performante, retravaillée pour la version 1.5.
• Traitement des images à l'aide de GraphicsMagick et GMagick très performant
• Icônes répondant aux standards du web, faciles à remplacer et personnaliser
• Traitement des métadonnées embarquées dans les médias: tous les plugins retournent des métadonnées EXIF et XMP au même format. Ces métadonnées peuvent être ensuite liées à des champs dans l'interface pour en permettre une modification directe.

En images

Visionneuse de médias. La palette d'outils est située dans le bandeau à gauche.

Métadonnées

• Le logiciel est pré-configuré avec de nombreux standards, comme par exemple PBCore, DublinCore ou DACS.
• Possibilité de créer à tout moment de nouvelles métadonnées, ou de modifier les métadonnées existantes pour les ajuster à un usage donné.
• Dispositifs de validation pour les champs recevant des données de type spécifique, comme par exemple les longueurs, poids, dates, monnaies. Ces données sont converties pour la recherche.
• Possibilité d'enregistrer les données dans plusieurs langues.
• Possibilité de définir des vocabulaires et thésauri pour les métadonnées dont la valeur est à sélectionner dans une liste.
• Gestion performante des hiérarchies (par exemple, une armoire et ses étagères). Les thésaurus et vocabulaires, mais aussi tous les enregistrements d'objets,  d'entités, d'occurrences et de collections peuvent être hiérarchiques (ex : enregistrement de documents type EAD pour les archives)

Exemple d'intégration de thésaurus spécifique, liste des types d'inscriptions Musées de France

Cartes et géolocalisation, chronologie

• Possibilité d'afficher les objets sur une carte, par exemple en fonction de leur lieu de création, d'utilisation, leur musée d'origine...
• Possibilité d'afficher les dates liées sous forme d'une chronologie : toutes les dates, même saisies sous forme d'un intervalle de temps tel que Révolution française ou XIXe S. sont affichables sur une chronologie

Exemple de résultat de recherche géolocalisé, les points oranges et bleu indiquent les lieux attachés aux objets

Contrôle et personnalisation des interfaces utilisateur

• Contrôle du contenu et de l'organisation des formulaires de saisie. Les champs et les écrans peuvent être déplacés, ajoutés ou supprimés à tout moment, via l'interface de gestion des interfaces utilisateur.
• Contrôle de la mise en page des écrans de saisie et de l'affichage des champs. L'affichage de chaque champ de métadonnée est paramétrable en fonction de la présence de valeurs pour ce champ.
• Contrôle des champs affichés dans les résultats de recherche et pour le résumé d'un enregistrement, à l'aide d'une interface de création d'affichages.

Interface de gestion d'une interface utilisateur. Il suffit de glisser les champs d'une colonne à l'autre pour les afficher dans le formulaire de saisie édité.

Contrôles d'accès

• Granularité fine pour les contrôles d'accès, au niveau des champs ou des objets. La consultation ou la modification d'un enregistrement peuvent être limitées à une liste d'utilisateurs, ou à un groupe.
• Possibilité de spécifier les droits d'accès pour une collection. Les objets d'une collection héritent des droits fixés pour la collection.
• Possibilité de spécifier les droits d'accès pour un type d'objet
• Possibilité de s'authentifier par LDAP

Gestion des droits pour un rôle utilisateur : fonctionnalités de Providence

Gestion des droits pour un rôle utilisateur : choix par métadonnées de l'accès interdit/lecture seule/modification

Outils pour les métadonnées administratives et de catalogage

• Processus de sortie d'inventaire: un bloc de saisie dédié comprend des champs pour la date, le type de sortie, et pour une description. Les enregistrement sortis de l'inventaire peuvent être filtrés.
• Processus de suivi des localisations. Deux options disponibles : suivre les objets avec un simple historique des emplacements, gérer des enregistrements riches de type "mouvement".
• Duplications d'enregistrement pour faciliter la saisie (selon paramétrage, aussi bien sur titres, métadonnées que relations).
• Interfaces de saisie spécifiques selon le type d'objet et/ou pour des utilisateurs spécifiques. L'interface utilisée pour éditer tel ou tel type d'objet se change facilement à la volée.

Historique des mouvements d'un objet

Import de média et données

• Import de média par lots, avec création possible d'enregistrements pour les médias qui ne correspondent à aucun enregistrement. Cela permet d'importer en une seule fois de très grandes quantités de médias.
• Possibilité d'importer par lots des dossiers de fichiers, par exemple un dossier rempli de fichiers excel
• Possibilité d'annoter des médias pendant leur import
• Possibilité d'importer toutes les feuilles d'un fichier Excel.
• Lecteur pour les fichiers PBCore et RDF
• Gestion fine de la prise en compte des enregistrements existants lors de l'import de données (ajout, remplacement, ...)
• Gestion des dates depuis les fichiers Microsoft Excel formatés
• Framework d'import de données avec connecteurs pour FilemakerPro DSO XML, InMagick XML, MARC, Excel, Texte tabulé, CSV
• Import de métadonnées depuis des médias vers des champs, via une feuille de correspondances personnalisable

Export de données

• Interface utilisateur d'export revue pour la version 1.5 de CollectiveAccess; possibilité d'exporter un enregistrement individuel ou bien tous les enregistrements correspondant au résultat d'une recherche/exploration.
• Possibilité d'exporter vers un dossier Github.
• Nombreuses options et paramètres pour les feuilles de correspondance d'export (ignorer des lignes en fonction d'une valeur, tri, remplacement de valeurs à la volée, reconstitution d'informations complexes depuis plusieurs cellules, etc)
• Framework d'export de données
• Export vers EAD, PBCore, OAI_DC, NewsML, et les formats présentant les valeurs séparées par des tabulations.

Affichage et export de PDF

• L'export de pdf a été totalement revu pour la version 1.5 de CollectiveAccess.
• 4 options d'affichage différentes pour les PDF, dont une permettant d'inclure une visionneuse PDFjs (rien à rajouter, pdf directement affiché dans le navigateur)
• Export des résultats de recherche sous forme d'un pdf imprimable avec entête personnalisable

Import de données externes : objets, lieux, thésaurus...

• Import depuis tableur (XLSX, CSV), XML (dont FilemakerPro), MySQL, autre installation CollectiveAccess, fichier MARC (bibliothèques/documentation), directement depuis WorldCat (bibliothèque) ou par Z39.50 (BnF, SUDOC)

Ouverture aux services web externes et aux sources de données ouvertes pour l'intégration de données

• Nombreuses sources de données additionnelles : OCLC WorldCat, plus grand réseau de bibliothèques au monde, 72000 établissements, plus de 2 milliards d'enregistrements — thésaurus du Getty (Union List of Artist Names ; Getty Thesaurus of Geographic Names ; Art and Architecture Thesaurus) — Wikipédia opendata sous forme de WebServices, sans import ou traitement d'entrée
• Les données de ces services peuvent être utilisées interactivement pendant le catalogage, ou importées dans votre système et ajoutées aux enregistrements.

Ouverture vers le web pour l'exportation de données

• Au delà des exports classiques et traditionnels de fichiers depuis la base (XML, XLSX, CSV...), CollectiveAccess est à la pointe des technologies d'interopérabilité du web.
• Export OAI-PMH : permet de diffuser tout ou partie de ses données par un serveur Open Archives Initiatives, soit à vocation universitaire (type revues.org ou thèses électroniques en lignes), soit pour être moissonné par une base centralisée de type OAI (Gallica, Europeana et ses sous-ensembles tels que Judaica)
• Support des outils du web sémantique : création de schéma RDF pour une interconnexion du type Open Linked Data

Module de prêt-retour

Une interface de gestion des prêts et des retours est disponible pour la version 1.5 de CollectiveAccess. Conçu à l'origine pour les bibliothèques, ce module permet de facilement suivre les prêts d'objets, l'état des réserves, et d'établir des statistiques.

Gestion de commandes

CollectiveAccess dispose d'une gestion de commandes pour de la cession de droits photographiques ou du prêt payant, allant jusqu'au calcul des frais de port, l'échange avec le client via l'interface publique (Pawtucket), la remise des fichiers HD (ou de la résolution voulue si besoin) après paiement, la gestion de paiements cartes bancaires avec Paypal, etc.

Médias, fichiers et pièces jointes, visionneuse de fichiers

Microsoft Word, Powerpoint et Excel : les fichiers chargés en tant que médias rattachés à un enregistrement ou dans un champ de type fichier ont des vignettes d'aperçu générées pour la première page, des versions PDF sont automatiquement créées pour être affichées dans le navigateur. Le contenu des fichiers est indexé plein texte pour pouvoir être cherché directement depuis CollectiveAccess.

Recherche au sein d'un PDF

Structure de données et leur partage

Une des caractéristiques de CollectiveAccess est la plasticité de sa structure permettant de gérer des catalogages de tout type et respecter des standards les plus variés.

Voici quelques exemples de structures disponibles directement dans CollectiveAccess :

• CDWA (Categories for the Description of Works of Art)
• DACS (Gestion et suivi de droits de reproduction pour les artistes)
• DublinCore (schéma de données générique simple très largement répandu en 15 champs, permettant de décrire des ressources physiques ou électroniques)
• DarwinCore (standard de description d'espèces et de taxons, d'observations et d'informations qui leur sont liées)
• EBUCore (sert à décrire des ressources audio et vidéo pour des applications notamment d'archivage, d'échange et de production)
• ISAD-G/EAD (standard hiérarchique international pour la gestion d'archives)
• PBCore (standard pour les médias et l'audiovisuel)
• VRACore (standard porté par la bibliothèque du Congrès, pour la description des ressources visuelles)
• SPECTRUM (standard du Commonwealth pour la description des ressources muséographiques)

Le site internet du projet recense également plus d'une vingtaine de profils personnalisés correspondants à tous les domaines de déploiements actuels de CollectiveAccess (arts, histoire, archives vidéo ou audio, objets muséographiques, archives, bibliothèques, documentation...). Certains s'inspirent de ces standards ou correspondent à des besoins très spécifiques.

A tout moment, vous pouvez exporter votre propre profil qui permet de répliquer la structure de votre base de données, sans les informations qui la composent, pour créer une nouvelle installation de CollectiveAccess.

Historique de CollectiveAccess

Le développement des bases du logiciel remonte à 2003, porté par la société américaine Whirl-i-Gig (basée à New-York) qui coordonne toujours le projet opensource CollectiveAccess.
En 2006, à New York, le logiciel est adopté par le Coney Island History Project et par le musée d'art Parrish.
En 2007, la cinémathèque de Berlin commence à utiliser la suite logicielle dans différents projets et rejoint le développement.
Depuis 2010, la structure du logiciel a été fortement reprise pour permettre une plus grande flexibilité dans le catalogage, permettant de correspondre à de nombreux standards professionnels de catalogage dans le domaine des musées (EAD, DublinCore, PBCore, SPECTRUM...).
La saisie des objets peut être multilingue (description mais aussi titre ou dimensions en français, anglais...).
En juin 2012, ont été publiées les versions 1.2 de Providence et de Pawtucket.
La version 1.3 de CollectiveAccess est sortie en janvier 2012, elle intègre un support d'OpenLayer pour la cartographie, l'affichage des informations de consultation sur place/de prêt depuis l'écran de saisie/modification des objets, une refonte partielle pour améliorer les performances.
La version 1.4 est sortie en janvier 2014, elle intègre le support des fichiers 3D DICOM, STL et PLY avec un affichage sans plugin dans le navigateur, une modification à l'écran d'une liste de notices dans une interface similaire à un tableur, un nouveau framework d'import/export de données.
La version 1.5 intègre le support de Worldcat, une suggestion de termes proches dans la recherche (fingerprints ngrams), une gestion de la sortie d'inventaire, affichage type galerie pour les métadonnées de type média (médias stockés dans une fiche, non liés sous forme de représentations).
La partie de CollectiveAccess dédié à l'affichage public est par ailleurs refondue dans une nouvelle version, Pawtucket 2. Déjà disponible au téléchargement et déjà déployée, elle coexiste avec la version de Pawtucket, 1.4. Cette ancienne version est toujours maintenue mais ne reçoit plus de nouvelles fonctionnalités. Actuellement, nous déployons Pawtucket 2 et Providence 1.4 progressivement chez nos clients.

CollectiveAccess et accessibilité

CollectiveAccess est une application full-web et présente les possibilités offertes par le navigateur internet : zoom, taille de la police, variation du contraste et des couleurs, et pour certains l'activation de plugins pour les commentaires audio et lecteur d'écran.
Au-delà de toutes ces possibilités, l'apport d'aides techniques permet une accessibilité quasi-complète pour tous types d'handicap (visuel et moteur).
Pour tout handicap visuel (malvoyants et aveugles), l'ajout au poste informatique d'aides techniques tels que :

• les agrandisseurs d'écran (zoomText, zoomware, visiovoice, izoom,...),
• les revues d'écran (Jaws, NVDA,...),
• les lecteurs d'écran et synthèses vocales (infovox, ivox,...),
• les plages braille,
  offrent une accessibilité totale pour la navigation dans CollectiveAccess.
  Si la mise en place de ces aides-techniques est orientée également pour le handicap moteur, on obtient également une accessibilité adéquate.

Sur le plan des normes sur l'accessibilité, CollectiveAccess étant full-web, ses exigences s'orienteraient plutôt vers les normes d'accessibilité du contenu web dépendant du standard WCAG établi par le W3C/WAI. Il existe trois niveaux de validation pour le WCAG : bronze, argent, or. Les premiers pointages permettent déjà d'avancer un très bon niveau argent.