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05b Servizio · Migrazione
DA TABLEUR

Excel

MIGRIAMO I VOSTRI DATI VERSO

CollectiveAccess

Le vostre collezioni vivono in fogli di calcolo Excel cresciuti anno dopo anno — più schede, duplicati, formule rotte e nessuno sa veramente più quale sia l'ultima versione. Strutturiamo questi dati, normalizziamo i vocabolari, rimpatriamo i media e installiamo una piattaforma relazionale, web, multi-utente.

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VINCOLO · UTENTI APERTO
Excel ×abbonamenti
∞
UTENTI SIMULTANEI
Con CollectiveAccess, conta solo la potenza del server. Nessuna licenza per utente, nessuna postazione da provisionare.
PRIMA
Applicazione installata
1 PC = 1 LICENZA
→
DOPO
Piattaforma web — accessibile ovunque
SOLO BROWSER·OPEN SOURCE·API REST
— Processo
01

Una migrazione guidata, mai subita.

5 tappe · 8-16 sett.
TAPPA 01 · DA 1 A 2 SETT.

Audit

Studiamo i vostri dati: volume, campi personalizzati, gerarchie, media collegati, diritti d'accesso. Restituzione sotto forma di report e di mapping di destinazione.

DELIVERABLE
  • ↳ Inventario dei campi
  • ↳ Mapping dei dati
  • ↳ Piano di migrazione
TAPPA 02 · DA 1 A 3 SETT.

Mapping

Progettazione della struttura CollectiveAccess di destinazione — proiezione delle schede del foglio di calcolo in tipi di record e relazioni CA, validata con i vostri team scientifici.

DELIVERABLE
  • ↳ Profilo CA personalizzato
  • ↳ Liste di riferimento
  • ↳ Tabelle di corrispondenza
TAPPA 03 · DA 2 A 6 SETT.

Migrazione

Estrazione da Excel (parsing XLSX, export CSV, risoluzione dei percorsi dei media collegati), trasformazioni (deduplicazione, normalizzazione dei vocabolari, parsing delle date, ricostruzione delle relazioni), import in CollectiveAccess. Media HD ricollegati, copiati e re-indicizzati.

DELIVERABLE
  • ↳ Banca dati pronta per il collaudo
  • ↳ Media migrati
  • ↳ Report di qualità
TAPPA 04 · DA 2 A 4 SETT.

Collaudo

Verifiche incrociate: i vostri utenti di riferimento validano le schede migrate, noi correggiamo, documentiamo. Iterazioni su un ambiente di pre-produzione.

DELIVERABLE
  • ↳ Piano di test
  • ↳ Tracciamento delle anomalie
  • ↳ Verbale di collaudo
TAPPA 05 · 1 SETT.

Formazione e cutover

Formazione del team sulla propria banca dati migrata. Passaggio in produzione, accompagnamento nei primi giorni, hosting gestito incluso.

DELIVERABLE
  • ↳ Sessioni di formazione
  • ↳ Messa in produzione
  • ↳ Follow-up a 30 giorni
— Confronto
02

Undici ragioni concrete per migrare.

Excel → CollectiveAccess
ASSE
EXCEL
COLLECTIVEACCESS
Modello relazionale
Fogli piatti, ID inventati, luoghi/persone/mostre copiati a mano da una scheda all'altra
★
Tabelle collegate e relazioni tipizzate (oggetto ↔ luogo ↔ persona ↔ mostra ↔ media) con cardinalità e faccette
Editing simultaneo
Un file bloccato alla volta — OneDrive « attualmente in modifica da X », conflitti di merge ad ogni apertura
★
Multi-utente nativo, vincolo per record, permessi per campo e per ruolo
Fonte unica di verità
inventario_v3_FINALE_DAVVERO_2024.xlsx in sette versioni su quattro desktop diversi
✓
Una banca dati unica versionata, cronologia per record, ripristino a un dato istante
Vocabolari controllati
Campi a testo libero — « olio su tela », « Olio/tela », « pittura a olio » coesistono senza dialogare
✓
Liste gerarchiche interne, allineate con AAT, Joconde, Geonames, RAMEAU — auto-completamento e reindirizzamenti
Media collegati ai record
Percorsi assoluti D:\foto\IMG_… che si rompono al primo spostamento di postazione
✓
Media gestiti all'interno della banca dati: miniature, derivati HD, EXIF, IIIF, riproduzione inline
Conformità Musées de France
Nessuna traccia regolamentare nativa — récolement, numero d'inventario, registro dei depositi tutti da costruire a mano
★
Plugin ufficiale SMF: registro conforme, numerazione a tre segmenti vincolata, récolement decennale, verbali generati
Controlli di input
Nessun vincolo — date come testo, numeri d'inventario duplicati, campi obbligatori non controllati
✓
Validazione di tipo, intervalli, maschere, campi obbligatori, vincoli di unicità
Ricerca avanzata
Ctrl-F a criterio singolo, filtri limitati a una scheda alla volta
✓
Full-text + faccette + campi tipizzati + operatori booleani, query salvate
Cronologia delle modifiche
Nessuna versionatura per campo; « Revisioni » di Office prolisso e fragile
✓
Audit log granulare (chi, quando, valore precedente) su ogni campo
Volume
Rallenta oltre le 30.000 righe, va in crash intorno alle 100.000
✓
Centinaia di migliaia di record senza degrado, indicizzazione Elasticsearch
Multimedia HD, video, audio, 3D
Nessun viewer — file collegati aperti in un'app esterna quando il percorso regge ancora
✓
HD, RAW, streaming video, audio, 3D OBJ/glTF, IIIF, annotazioni interattive nativi

★ Tre benefici cambiano tutto: un modello relazionale tipizzato, l'editing simultaneo nativo e la conformità Musées de France. Tutto il resto — durabilità, apertura, interoperabilità — ne discende.

— Garanzie
03

Quattro reti di sicurezza.

Incluse
01 INTEGRITÀ

Dati preservati

Nessuna perdita. Ogni campo Micromusée trova il suo equivalente — comprese gerarchie, vocabolari controllati e link ai media.

02 COLLAUDO

Andata e ritorno testato

Prima della messa in linea, lavorate su una copia della vostra banca dati reale, in pre-produzione. Le correzioni sono gratuite.

03 SOVRANITÀ

Voi mantenete il controllo

Il server è ospitato da noi, ma la banca dati e i media appartengono a voi. Esportazione completa disponibile in qualsiasi momento, in formato aperto.

04 COSTO

Nessuna licenza nascosta

Una volta migrati, niente più costi di acquisto o estensione. Pagate l'hosting e il supporto, e basta.

— LA PRIMA TAPPA È GRATUITA

Inviateci un export Excel.
Vi rispondiamo con un piano di migrazione con preventivo.

Avviare un audit
— Venite da un altro applicativo?

Possiamo migrare i vostri dati.

DESKTOP →

FileMaker Pro / Server

Bases relationnelles propriétaires Claris/Apple
WEB →

AtoM open source

Access to Memory — archives ICA
WEB →

Omeka Classic / S

Plateforme web de publication patrimoniale
DESKTOP →

Encyclia

Logiciel de gestion documentaire
DESKTOP →

S-Museum Skinsoft

Solution propriétaire pour collections (Skinsoft Museum)
DESKTOP →

Flora

Suite de gestion documentaire et archives
DESKTOP →

Micromusée v6 / v7

Logiciel propriétaire historique des musées de France
WEB →

Pallas BruDISC

Logiciel documentaire conçu au CegeSoma, maintenu par l'asbl BruDISC (ULB/VUB)
STANDARD →

Dublin Core standard

Dump générique Dublin Core (XML / CSV / OAI-PMH)
— Continuer la visite

Les autres métiers d'idéesculture.

01 →

Formation

Prise en main, autonomie, montée en compétence
03 →

Hébergement

Serveurs dédiés, infogérance, sauvegardes
04 →

Musées de France

Inventaire, récolement, export Joconde
05 →

Développement

Plugins, intégrations, sur-mesure

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