ISAD(G), EAD, hiérarchies profondes, producteurs EAC-CPF, communicabilité réglementaire. Une base ouverte qui équipe aussi bien une archive privée de famille qu'un fonds militant ou un dépôt diocésain.
Quatre temps
Le cycle de vie archivistique — de l'entrée du fonds à la mise en consultation publique. CollectiveAccess porte les quatre étapes dans la même base, sans rupture.
Le fonds rejoint l'institution
Versements, dons, dépôts, achats : le fonds est entré dans l'institution. Documentation du contexte de production, du producteur, des conditions d'arrivée. C'est la première fiche qui ouvre la traçabilité jusqu'à la communication.
ISAD(G), EAD, hiérarchies
Plan de classement hiérarchique conforme à la norme ISAD(G), descriptions exportables en EAD (Encoded Archival Description), liens vers les producteurs en EAC-CPF. CollectiveAccess gère les arborescences profondes sans plafond.
Du magasin à la salle de lecture
Cotation, emplacement physique en magasin, état de conservation, restrictions de communicabilité, calendrier des délais de consultation. Salle de lecture et demandes des chercheurs tracées dans la base.
Du fonds au site public
L'interface Pawtucket transforme les descriptions internes en site de consultation grand public : recherche guidée, inventaires en ligne, publication de documents numérisés, expositions virtuelles. Sans double saisie.
Six briques que CollectiveAccess apporte aux archives, déjà déployées en production chez nos clients.
Fonds → sous-fonds → série → sous-série → dossier → pièce. Profondeur illimitée, héritage des champs entre niveaux, navigation arborescente à toutes les profondeurs.
Sept zones de description, vingt-six éléments. Champs préconfigurés, ordres respectés. Export EAD 2002 et EAD 3 pour interopérabilité avec les portails archivistiques nationaux.
Notices d'autorité personnes, collectivités, familles distinctes des descriptions de fonds. Liens entre producteurs et fonds, fonctions et activités, contextes historiques. Export EAC-CPF natif.
Cotes hiérarchiques calculables automatiquement, emplacements magasin (travée, étagère, boîte), historique des changements de localisation, étiquettes imprimables avec QR codes.
Gestion des restrictions de consultation, délais réglementaires (25, 50, 75 ans), motifs (vie privée, secret défense, secret médical). Statut consultable / non consultable visible à la salle de lecture.
Stockage images haute définition, manifestes IIIF, visionneuse Mirador intégrée, annotations sur image, gestion des versions (consultation / impression / haute résolution).
Le cadre métier reconnu — ISAD(G), EAD, EAC-CPF, code du patrimoine. CollectiveAccess implémente ces standards nativement.
Norme internationale du Conseil International des Archives, sept zones, vingt-six éléments. Standard pour la description hiérarchique des fonds. CollectiveAccess l'implémente nativement.
Format XML pour échanger les inventaires entre institutions. EAD 2002 et EAD 3 supportés. Compatible avec les portails archivistiques (FranceArchives, etc.).
Encoded Archival Context for Corporate bodies, Persons, and Families. Notices d'autorité standardisées. Liens entre producteurs et fonds documentés.
Livre II du Code du patrimoine, articles L211-1 et suivants : statut des archives publiques, communicabilité, délais. Le paramétrage CollectiveAccess respecte les délais réglementaires.
Les questions qui reviennent dans les premiers échanges avec services et centres d'archives.
CollectiveAccess est bien adapté aux archives privées, thématiques (femmes, ouvrier, religieux, sportif…) et institutionnelles de taille moyenne. Pour des services départementaux ou municipaux normés ISAD(G) avec des dizaines de kilomètres linéaires, ICA-AtoM (open source aussi) reste la référence métier la plus mature. Nous accompagnons les deux selon le profil du projet.
Oui. Les sept zones et vingt-six éléments de la norme ISAD(G) sont préconfigurés dans CollectiveAccess avec l'ordre et la sémantique attendus. Les hiérarchies de classement (fonds, série, sous-série, dossier, pièce) sont natives, sans profondeur maximale. Export EAD 2002 et EAD 3 disponibles.
Oui. CollectiveAccess accepte l'import EAD 2002 et EAD 3, reconstruit la hiérarchie complète, mappe les éléments ISAD(G) sur les champs cibles. Pour les inventaires non normés (Word, Excel, bases historiques), un mapping manuel est défini lors de l'audit préalable.
ICA-AtoM est dédié 100 % archives, sortie de l'International Council on Archives. C'est l'outil le plus naturel pour des services normés avec une masse documentaire conséquente. CollectiveAccess est plus polyvalent (collections mixtes archives + objets + iconographie) et plus extensible (champs personnalisables sans code), mais moins « 100 % archive ». Le choix dépend du fonds : si c'est uniquement archive textuelle normée, AtoM ; si c'est mixte ou avec valorisation publique forte, CollectiveAccess.
Chaque pièce porte un statut de communicabilité, un motif de restriction (vie privée, secret défense, secret médical, autre) et une date de libération. CollectiveAccess calcule automatiquement la consultabilité au jour de la requête, affiche le statut en salle de lecture, et trace les dérogations délivrées.
Oui. Stockage des images haute définition, manifestes IIIF, visionneuse Mirador intégrée, OCR optionnel via Tesseract. La publication grand public passe par l'interface Pawtucket (incluse) ou un thème sur mesure si l'institution a un design spécifique.
Très variable selon le volume, le niveau de normalisation initial et le périmètre d'accompagnement. Pour un fonds de quelques milliers de descriptions à reprendre, l'investissement initial se situe typiquement entre 12 000 et 35 000 € HT. Pas de licence par utilisateur les années suivantes. Demandez-nous un cadrage chiffré pour votre cas.
Votre installation CollectiveAccess continue de fonctionner — c'est précisément l'intérêt de l'open source. Le code est public sur GitHub. Vos descriptions ISAD(G) restent dans un format MySQL standard. Vos exports EAD restent au format XML normé. Un autre prestataire peut reprendre la maintenance sans rupture.
Échanger avec idéesculture
Reprise de votre inventaire actuel, paramétrage CollectiveAccess pour vos fonds, mapping ISAD(G), formation des équipes, hébergement souverain, publication en ligne. Échange initial gratuit, note de cadrage écrite qui vous appartient.
Prise en main, autonomie, montée en compétence
Reprise de données, conversion, accompagnement
Serveurs dédiés, infogérance, sauvegardes
Inventaire, récolement, export Joconde
Plugins, intégrations, sur-mesure