Le patrimoine d'une entreprise vit dispersé : archives juridiques, photos publicitaires, prototypes, objets de communication, films corporate. Une base unique pour le centraliser, gérer ses droits, et choisir ce qu'on partage — en interne ou avec le public.
Quatre temps
La vie d'un fonds patrimonial d'entreprise — depuis l'inventaire d'un fonds dispersé jusqu'à la valorisation interne et externe. CollectiveAccess porte les quatre étapes dans la même base.
Inventaire du fonds dispersé
Le patrimoine d'une entreprise vit souvent dispersé : archives juridiques au siège, photos publicitaires dans un placard, prototypes au bureau d'étude, objets de communication dans des cartons. Premier temps : recenser, géolocaliser, qualifier. La base accueille l'inventaire avant même la centralisation physique.
Du vrac à la donnée qualifiée
Catalogage homogène d'objets, documents, médias hétérogènes : étiquettes produit, photos campagnes, brochures, films corporate, prototypes. Vocabulaires métier (gamme, période, designer, marché), liens entre objets et événements de marque, traçabilité des droits associés.
Confidentialité, marque, IP
Distinction claire des accès : interne complet, communication-marketing sur sous-ensembles validés, public sur la part exposable. Gestion des droits d'image, des secrets industriels, des restrictions liées à des partenaires. État de conservation pour les objets physiques, calendrier de restauration.
Du fonds dormant au récit de marque
Intranet de marque pour les équipes (R&D, communication, événementiel), expositions internes, supports de formation. Et, sur la part choisie, valorisation publique : musée d'entreprise, anniversaire, ouverture d'un site patrimonial, communication corporate.
Six briques que CollectiveAccess apporte aux fonds patrimoniaux d'entreprise — droits d'accès fins, multi-supports, conservation longue.
Permissions par utilisateur, par groupe, par champ, par enregistrement. L'archiviste voit tout, la communication voit la sélection publiable, le partenaire externe ne voit que son périmètre. Pas de « tout ou rien ».
Archives papier, objets de marque, photos publicitaires, films corporate, prototypes industriels, manuels d'utilisation, témoignages oraux. Les 14 types d'enregistrements de CollectiveAccess évitent de multiplier les outils par nature de support.
Champs dédiés aux droits d'image, aux contrats photographes, aux autorisations d'utilisation interne / externe / commerciale. Date de libération, motif de restriction, donneur de l'autorisation. Utile en RGPD comme en négociation de campagne.
Pas de licence par utilisateur : la base survit aux changements d'équipe et de prestataire. Code open source disponible sur GitHub. Données dans un format MySQL standard. C'est précisément l'argument qu'une entreprise qui pense en décennies attend d'un système patrimonial.
Interface Pawtucket pour publier un sous-ensemble validé : intranet collaborateurs, mini-site dédié à un anniversaire de marque, portail B2B partenaires, espace presse. Le même back-office pilote plusieurs façades.
Reprise depuis Excel, FileMaker, GED interne, photothèques (Phraseanet, Cumulus), bases historiques maison. Connecteurs sur mesure pour interroger des sources externes (INPI pour la propriété intellectuelle, par exemple).
Ce qui distingue un fonds d'entreprise d'un fonds public — droits, confidentialité, pérennité au-delà des équipes.
Le patrimoine d'entreprise contient souvent des éléments encore stratégiques : formules, plans techniques, archives juridiques. CollectiveAccess permet de classer ces éléments en accès restreint sans les sortir de la base.
Marques, dépôts INPI, contrats photographes, autorisations modèles. Chaque enregistrement peut porter ses propres droits, avec date de libération automatique.
Une entreprise qui pense son patrimoine en décennies a besoin d'un outil qui survive aux dirigeants, aux prestataires et aux rachats. L'open source garantit cette pérennité — code public, données accessibles, prestataire interchangeable.
La base patrimoniale alimente directement le récit corporate : anniversaires, communication interne, musée d'entreprise, événements partenaires. Pas de double saisie entre l'archive et le storytelling.
Ce qui revient dans les premiers échanges avec des directions du patrimoine, du juridique ou de la communication corporate.
Pour un fonds qui mêle archives papier, objets de marque, photos, films, prototypes — bref du patrimoine multi-supports — CollectiveAccess est bien adapté. Open source (pas de licence par utilisateur), gestion fine des droits d'accès, intranet et publication sélective inclus. Pour des archives papier pures avec ISAD(G), un outil dédié archives (ICA-AtoM) reste plus naturel. Pour une photothèque pure haut volume, un DAM spécialisé (Phraseanet, Cumulus) peut suffire.
CollectiveAccess gère des permissions à plusieurs niveaux : par utilisateur, par groupe, par champ, par enregistrement individuel. L'archiviste interne voit tout, la direction communication voit la part publiable, un prestataire externe ne voit que son périmètre. Les éléments encore stratégiques (formules, plans, contrats) restent dans la base mais en accès restreint.
Oui. Chaque média et chaque objet peut porter ses propres droits : nature de l'autorisation, contractant, date de signature, date de libération, motif d'éventuelle restriction. Utile en RGPD, en négociation de campagne, et lors d'un audit propriété intellectuelle.
L'interface Pawtucket (incluse dans la suite) transforme un sous-ensemble validé en site web. Plusieurs façades sont possibles sur la même base : intranet pour les collaborateurs, mini-site pour un anniversaire de marque, portail B2B partenaires, espace presse. Le filtre se fait par tags / collections / permissions, sans dupliquer les données.
Code source public sur GitHub (whirl-i-gig/ca_providence), licence GPL, stack standard (PHP, MySQL, Apache, Nginx), conteneurisation Docker possible. Pas de dépendance à un éditeur unique : si idéesculture disparaît, un autre prestataire peut reprendre. Données dans un format MySQL exportable à tout moment. Le DSI apprécie la maîtrise.
Oui — c'est même un cas typique. CollectiveAccess accepte les imports XLSX, CSV, XML, des connecteurs spécifiques pour photothèques (Phraseanet, Cumulus, Pixelboxx) et des reprises depuis GED. L'audit préalable identifie ce qui se reprend tel quel, ce qui demande une transformation, ce qui doit être ressaisi. Variable selon l'état du fonds initial.
C'est précisément l'argument de l'open source pour un patrimoine d'entreprise. Le code reste public, vos données sont dans un format standard, votre prestataire est interchangeable, vous ne dépendez pas de la santé financière d'un éditeur. Une entreprise qui pense son héritage en décennies a besoin de cette indépendance.
Très variable selon le volume initial, l'état d'éparpillement du fonds, le périmètre fonctionnel (catalogage seul / +publication / +intranet) et le niveau d'accompagnement. Pour un fonds de moyenne ampleur avec audit, reprise, paramétrage, formation et hébergement la première année, l'investissement initial se situe typiquement entre 25 000 et 60 000 € HT. Pas de licence par utilisateur ensuite. Cadrage gratuit sur demande.
Échanger avec idéesculture
Cadrage de votre fonds existant, paramétrage CollectiveAccess pour vos besoins (droits, multi-supports, publication sélective), reprise des sources éparpillées, formation des équipes, hébergement souverain. Échange initial gratuit, note de cadrage écrite qui vous appartient.
Prise en main, autonomie, montée en compétence
Reprise de données, conversion, accompagnement
Serveurs dédiés, infogérance, sauvegardes
Inventaire, récolement, export Joconde
Plugins, intégrations, sur-mesure